Regolamento

Programma finanziario 2008 - 2009

Regolamento Interno

Art. 1 – Fonte del regolamento

Il presente regolamento interno è stato emanato dal Consiglio Direttivo, come previsto dall’articolo 2 dello Statuto, al fine di disciplinare gli aspetti relativi all’organizzazione e alla gestione dell’Associazione, in armonia con i principi stabiliti dallo Statuto stesso.
Ne fa parte integrante anche il Programma Finanziario Triennale (PFT), ad esso allegato, approvato da ciascun CD dopo la sua elezione e verificato annualmente all’approvazione del bilancio preventivo ed esecutivo.

Art. 2 – Struttura organizzativa
La struttura organizzativa dell’associazione è definita come schematizzato nella figura seguente:

Art. 3 – Direttore Generale (DG)

Il Direttore Generale viene nominato dal Consiglio Direttivo; agisce in coordinamento con il Consiglio Direttivo e con il Presidente.
Il DG, con il supporto della ST, svolge le seguenti attività:

coordinamento delle attività dell'associazione;
individuazione, promozione, attivazione di iniziative;
coordinamento dei Referenti Regionali;
ricerca di finanziamenti o contributi, nel rispetto dei criteri stabiliti nello Statuto e in questo Regolamento (in particolare per quanto riguarda eventuali sponsorizzazioni da terzi);
classificazione, in accordo con la ST, delle attività secondo le modalità indicate al successivo Art 11.

Art. 4 – Direttore Amministrativo (DA)

Il Direttore Amministrativo, nominato dal Consiglio Direttivo, affianca il DG svolgendo direttamente o coordinando in particolare le seguenti attività:

tesoreria e gestione di incassi, riscossioni, pagamenti, anche a mezzo di assegni, cambiali, vaglia, ricevute ecc., in base a quanto deliberato dai competenti organi dell’associazione;
webmaster (progettazione e aggiornamento del sito);
gestione degli associati;
risposte al pubblico in collaborazione con il DG e la ST;
gestione amministrativa e contabile in collaborazione con il DG e il Presidente;
redazione del bilancio in collaborazione con il consulente commercialista.

Art. 5 – Segreteria Tecnica (ST) e Direttore Tecnico (DT)

La Segreteria Tecnica, nominata dal Consiglio Direttivo, è composta da membri attivi dell’associazione che ne garantiscano la multidisciplinarietà; è articolata nei seguenti ruoli:

1 membro con il ruolo di Direttore Tecnico (DT), che ne coordina l'attività;
da 2 a 5 membri, esperti di settori di particolare rilevanza per l'attività dell'associazione.

I compiti della ST, da realizzare in stretta collaborazione con il DG ed il DA, sono i seguenti:

proporre/attivare iniziative garantendo diversificazione grazie alle figure multidisciplinari in essa presenti;
dare assistenza tecnica ai referenti regionali e ad altri associati attivi;
verificare dal punto di vista tecnico-economico le proposte di progetti CIRF;
classificare, in accordo con il DG, le attività secondo le modalità indicate al successivo Art. 11;
verificare la coerenza e qualità tecnica dei progetti CIRF in corso.

All'interno della ST il CD può attribuire a singoli membri ruoli di coordinamento su attività specifiche. È attualmente istituito il ruolo di Responsabile Ricerca e Cooperazione Internazionale.

Art. 6– Sede centrale

La sede centrale è aperta a tutti gli associati, per la consultazione dei testi e della documentazione presente in biblioteca e per lo svolgimento di attività connesse a progetti CIRF, previo accordi con il DG o il DA.
La sede centrale costituisce anche la sede della segreteria dell'ECRR, nel periodo di gestione della stessa da parte del CIRF.

Art. 7 – Sedi e referenti regionali

Il DG, dopo ratifica da parte del CD, può incaricare alcuni associati di seguire territorialmente l’attività del CIRF, delegando ad essi alcune funzioni operative del DG, della ST e del DA, quali:

organizzare e promuovere eventi e progetti;
favorire l’iscrizione di nuovi associati attraverso un’attività di divulgazione;
mantenere contatti per conto del CIRF con gli enti territoriali.

Le persone che vengono individuate per lo svolgimento di questa attività vengono nominate “referenti regionali”. La loro attività viene coordinata dal DG, con il supporto tecnico della ST.

Art. 8 - Il Comitato tecnico scientifico
Il Comitato Tecnico Scientifico (CTS) raccoglie alcuni esperti, non necessariamente associati, nominati dal CD, che si rendono disponibili su base volontaria a fornire il loro parere e/o collaborare con l’associazione in relazione a tematiche di particolare rilievo.

Art. 9 – Compensi per le funzioni previste dall’organigramma
Le funzioni descritte agli articoli 3, 4, 5, 6, 7 possono essere svolte sia su base volontaria che di prestazione professionale o collaborazione autonoma retribuita. Qualora siano retribuite, tutte le funzioni sono svolte sulla base di contratti fissati annualmente indipendentemente dall’eventuale partecipazione a progetti specifici.
I contratti vengono definiti di concerto dal DG e dal DA, con il supporto o su proposta della ST, ad eccezione dei contratti del DG, del DA e dei membri della ST, che vengono definiti e approvati dal CD.
I compensi previsti dai contratti sono definiti in base al programma finanziario triennale approvato da ciascun CD dopo la sua elezione e verificato annualmente all’approvazione del bilancio preventivo e consuntivo.

Art. 10 – Criteri di assegnazione degli incarichi all’interno dell’associazione

Possono venire accettati solo incarichi in linea con gli scopi istituzionali e caratterizzati da elementi innovativi, divulgativi, formativi, quali ad esempio corsi di formazione, pubblicazioni o progetti pilota giudicati importanti per diffondere l’approccio della riqualificazione fluviale: particolare attenzione sarà prestata alle richieste di supporto tecnico-scientifico da parte di enti pubblici associati.
Nell’esecuzione dell’incarico l’associato deve garantire elevati livelli qualitativi per non pregiudicare l’immagine dell’associazione. Potranno a tal fine essere adottati dal CD appositi indicatori per valutare la qualità della prestazione.
Gli incarichi assegnati devono essere comunicati a tutti gli associati nel rispetto della massima trasparenza attraverso il sito Internet: in particolare, a cura del responsabile di progetto, dovrà essere inserita sul sito internet dell’associazione una scheda progetto da cui risultino anche tutti i nomi degli associati coinvolti
Qualora un associato dovesse promuovere l’assegnazione di un incarico al CIRF, questi sarà coinvolto nella realizzazione dell’incarico stesso, a meno che non decida autonomamente di non parteciparvi.
Le persone coinvolte devono avere un curriculum vitae coerente con la tipologia di mansione e preferibilmente il possesso dei seguenti requisiti: dimostrato impegno pregresso per il CIRF, esperienza acquisita sul caso o problematica in oggetto.
All’interno di eventuali gruppi di lavoro deve sempre essere inserito un senior, cioè una persona che abbia comprovata esperienza, almeno decennale, nel settore.
Possibilmente dovranno essere inseriti nei gruppi di lavoro anche uno o più junior, per facilitarne la formazione.
Ciascun progetto finanziato dovrà accantonare rispetto all’importo complessivo dell’incarico il 25% per sostenere le spese generali del CIRF ed il finanziamento delle attività ritenute strategiche per l’associazione. Per incarichi valutati come “Starter” e/o “Strategici” e/o “di cooperazione internazionale”, il DG, di concerto con il DA, può decidere una variazione di questa percentuale.

La retribuzione del lavoro svolto nelle attività del CIRF avverrà nel rispetto di parametri e criteri stabiliti dal PFT.
Qualora un associato richieda il supporto dell'associazione nell'espletamento di un incarico in linea con i fini istituzionali dell'associazione, previa verifica da parte del DG o della ST, il CIRF potrà sostenere il proprio associato secondo le due procedure di seguito descritte:

servizio integrativo: l'associato richiede alla associazione un servizio integrativo, rimanendo comunque titolare dell'incarico; il servizio integrativo sarà svolto da persone con idoneo curriculum scelte dal DG o dalla ST (con bando interno o meno a seconda della rilevanza e delle specifiche caratteristiche dell'incarico) e previo controllo qualitativo svolto come per le altre attività del CIRF; il servizio dovrà tenere conto della quota del 25%, percentuale da applicare sulla componente di budget relativa al servizio richiesto al CIRF.
progetto svolto direttamente dal CIRF per la committenza: in questo caso il CIRF svolgerà direttamente l'incarico avvalendosi dell'associato ed integrando lo staff con collaboratori, sempre associati CIRF, in grado di svolgere il servizio secondo gli standard di qualità dell'associazione; anche per questo caso valgono tutte le regole già esposte in precedenza.

Art. 11 - Classificazione delle attività e loro remunerazione

Le attività che possono essere svolte all’interno dell’associazione vengono distinte secondo la classificazione indicata di seguito, che prevede specifiche modalità di rimborso spese e compenso da riconoscere a chi vi partecipi come stabilito dal PFT:

attività ordinaria
progetti a rischio
attività strategiche
progetti finanziati.

L’attività ordinaria comprende tutte le attività svolte da Presidente, DG, DA, ST e referenti regionali, oltre alle periodiche riunioni del CD. La remunerazione di tali attività viene stabilita dal PFT allegato al regolamento.

I “progetti a rischio” sono tutti quei progetti e attività di promozione con una identità riconoscibile (obiettivi, tempi, contenuti, risultati) per i quali non esiste la certezza di ottenere dei finanziamenti o delle entrate specifiche e che non rivestono carattere di strategicità per l’associazione.
Chi si impegna in questo tipo di attività lo fa accettando il rischio di non percepire eventualmente nulla, salvo il rimborso delle spese sostenute documentate, se autorizzate dal DG.
Potrà ricevere quanto di spettanza in funzione delle giornate uomo dedicate solamente nel caso in cui l’associazione ottenga le risorse per quel progetto (finanziamento o entrata specifica).

Le “attività strategiche”: sono iniziative che il CD, con esplicita decisione, ritiene di particolare importanza per l’associazione (per contenuti dimostrativi dei principi della RF e per l’immagine del CIRF; perché rappresentano un investimento in termini in particolare di capitale umano, di know-how, di attrezzature, ecc., ritenute determinanti per il futuro del CIRF, i cui eventuali benefici sono di lungo periodo), per le quali è opportuno incentivare la partecipazione degli associati. Possono presentarsi come veri e propri progetti, nel senso che potranno eventualmente generare delle entrate ben identificabili, o come attività di Ricerca e Sviluppo senza entrate identificabili. Tali attività, se non finanziate in partenza, possono essere supportate su decisione esplicita del CD attraverso il “fondo CIRF di bilancio” di cui al PFT allegato al regolamento.
Nell’ambito dei fondi messi a disposizione per le “attività strategiche” il DG, sentito il CD, si riserva di formare e di supportare, qualora utile al perseguimento dei fini associativi, dei gruppi di lavoro tematici costituito da associati esperti sul tema specifico.
I “progetti finanziati” sono attività per le quali l’associazione riceve uno specifico contributo per la loro realizzazione, dal quale vengono attinte le risorse per il sostenimento delle spese connesse e per retribuire e rimborsare chi vi partecipa.

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Programma finanziario 2008 - 2009 Art. PF1 - Remunerazione attività ordinaria: Compensi DG, DA, DT, ST
I compensi annui sotto elencati si intendono IVA e contributi previdenziali inclusi:

DG: € 12.000,00
DA: € 12.000,00
DT: € 10.000,00
ST: € 14.000,00, da suddividere tra i componenti in funzione del piano attività concordato con il DG.

Alla fine di ciascun anno, il Consiglio Direttivo effettua una verifica dei suddetti compensi per valutarne la congruità rispetto all’attività svolta.

Art. PF2 - Compensi agli associati per le attività svolte a favore dell’associazione
Quando possibile (ad esempio nei progetti finanziati) la fissazione dei compensi va stabilita preferibilmente in modo forfetario, in base ai prodotti/attività richiesti ai singoli partecipanti.
Nei casi in cui questo non sia possibile, il compenso verrà quantificato in base alle gg/uomo, così remunerate:

€ 100,00 a giornata uomo per associati junior (con meno di 10 anni di esperienza lavorativa)
€ 200,00 a giornata uomo per associati senior

Gli importi sopra elencati si intendono IVA e contributi previdenziali inclusi.

Art. PF3 - Rimborsi spese agli associati per le attività svolte a favore dell’associazione
I soggetti indicati di seguito al punto 3.1 hanno diritto, sulla base delle priorità stabilite all’art. PF4, al rimborso delle spese di vitto e di alloggio come stabilito al punto 3.2, e delle spese di viaggio come stabilito al punto 3.3, sostenute nell’interesse dell’associazione nell’esercizio delle funzioni loro attribuite ed approvate dal DG. Il diritto suddetto è esercitato attraverso presentazione di richiesta scritta di rimborso compilata su apposito modulo messo a disposizione della Segreteria, e allegando la documentazione delle spese anticipate.

3.1 – Soggetti beneficiari

Presidente: rientrano tra le funzioni che danno diritto al rimborso delle spese, oltre a quelle specificamente assegnate di volta in volta dal Consiglio Direttivo e quelle previste dallo Statuto, anche la partecipazione ai Consigli Direttivi. Fino a diversa disposizione del Consiglio Direttivo, il Presidente ha diritto ad un rimborso telefonico annuo per le telefonate effettuate dal telefono privato a favore dell’associazione dietro documentazione delle stesse, per un importo annuo massimo pari a € 360,00.
DG, membri della ST e DA: le spese rimborsabili sono stabilite dall’incarico specifico. In generale sono rimborsate tutte le attività svolte per l’associazione non rientranti in progetti specifici secondo le regole di cui agli articoli successivi.
Consiglieri: rientrano tra le funzioni che danno diritto al rimborso spese quelle esplicitamente assegnate dal CD su determinate tematiche, oltre alla partecipazione ai Consigli Direttivi.
Referenti Regionali: vengono rimborsate le spese sostenute in attività connesse al loro incarico di referente regionale, previa autorizzazione da parte del DG, per necessità di controllo dell’andamento della tesoreria.
Associati: hanno diritto al rimborso coloro i quali siano incaricati a seguire specifiche attività, sia progetti finanziati che strategici, previa autorizzazione da parte del DG o del responsabile di progetto, per necessità di controllo dell’andamento della tesoreria.

3.2 – Spese per Vitto e alloggio
Le spese per vitto e alloggio sono ammesse al rimborso con limitazione di € 26,00 a pasto e € 62,00 a pernottamento.
La parte eccedente tali importi non verrà rimborsata.

3.3 – Spese di viaggio
Le spese ammesse al rimborso, per le quali dovrà essere allegata la relativa documentazione (biglietti, pedaggi autostradali, ecc.) sono le seguenti:

se il viaggio è effettuato in treno/autobus/taxi, le spese sostenute con esibizione dei biglietti in originale o fotocopia. Per i viaggi in treno si rimborsa il costo del biglietto di seconda classe. I viaggi in taxi sono ammessi solo quando impossibile raggiungere la destinazione con altri mezzi.
se effettuati con autovettura propria, oltre ai pedaggi e alle eventuali spese di parcheggio, verrà pagata un’indennità chilometrica pari a € 0,20 al km. Si stabilisce inoltre quanto segue: per missioni in Italia, l’indennità chilometrica avrà come limite massimo di rimborso il costo del biglietto del treno per la medesima tratta in seconda classe, o altro mezzo se più economico, tranne nei casi in cui vi siano ragioni fondate (a discrezione del DA) che impongano l’uso dell’auto.
I viaggi in aereo verranno rimborsati, previa esibizione del biglietto in originale o fotocopia, solamente nei casi in cui vi siano giustificati motivi che impediscano di effettuare il viaggio in treno o con auto propria.

Art. PF4 – Disponibilità finanziaria e priorità nei pagamenti

Il pagamento dei rimborsi spese e dei compensi secondo quanto stabilito dal regolamento e dal presente programma economico-finanziario sarà subordinato all’effettiva disponibilità di cassa del CIRF e avverrà sulla base delle priorità indicate di seguito.
Tali regole non si applicano ai progetti finanziati per i quali il pagamento di spese e compensi avverrà sulla base di quanto stabilito al successivo articolo PF5.
Solo nel caso in cui le tempistiche di incasso del contributo a favore del CIRF si protraggano oltre 6 mesi dalla chiusura del progetto, le spese anticipate dai componenti del progetto saranno pagate secondo le priorità stabilite di seguito.

1. Contratti di fornitura di materiali e servizi, pagamenti effettuati con carta di credito, debiti dell’esercizio precedente. I pagamenti con carta di credito potranno essere effettuati, oltre che per acquisto di materiali e servizi, anche per far fronte a spese relative ad attività classificate prioritarie in quel momento a discrezione del DA, previo consulto con il DG.
Potranno inoltre essere anticipate direttamente dall’associazione, spese a carico di associati coinvolti in progetti finanziati, qualora sussistano giustificativi motivi valutati a discrezione del DA, previo consulto con il DG.
2. Compensi di docenti e relatori incaricati nei corsi di formazione o eventi organizzati dal CIRF (prima i docenti esterni e poi gli associati CIRF). Il compenso andrà liquidato solamente dopo lo svolgimento dell’evento.
3. Rimborsi spese e compenso a: DA, ST
4. Rimborsi spese al DG
5. Rimborsi spese al Presidente
6. Rimborsi spese ai consiglieri per la partecipazione ai Consigli Direttivi
7. Rimborsi spese agli associati per le attività delegate di cui all’art. 11 del regolamento
8. Compensi per attività strategiche
9. Compensi ai referenti regionali
10. Compenso del DG.

La regolarizzazione di tali oneri potrà essere effettuata solamente dopo la consegna della relativa pezza giustificativa (fattura, ricevuta, ecc.) alla Direzione Amministrativa.

Il calcolo della disponibilità finanziaria per il pagamento degli oneri sopra elencati viene effettuata dal DA a cadenza mensile.
Le voci di ciascuna priorità potranno essere pagate solo se il fondo di cassa residuale una volta liquidate le stesse dovesse risultare pari ad almeno € 5.000,00. Questo per garantire un fondo cassa sufficiente a fronteggiare eventuali oneri non imprevisti o non preventivati.

Viene istituito il “Fondo CIRF di bilancio ” composto ogni anno dalla differenza tra i Proventi (quote associative e non) e gli oneri di cui sopra dal punto 1 al punto 7. Detto Fondo verrà utilizzato per remunerare i compensi dalla priorità 8 alla 10 in proporzione percentuale qualora non sufficiente a liquidarli totalmente. Per alcuni compensi di cui al punto 9 potrà essere stabilito dal DG e dal DA l’esonero dal meccanismo del Fondo CIRF di bilancio ed il pagamento per intero.

Nel caso in cui il Fondo non sia sufficiente a remunerare tutti i compensi di cui sopra, questi andranno a debito CIRF degli anni successivi, con priorità 2. Il loro esaurimento potrà avvenire o perché si otterranno le risorse specifiche per quel progetto prioritario (finanziamento, realizzazione, ecc.), o perché le risorse dell’associazione, calcolate come sopra saranno sufficienti a ripagarli, o perché gli interessati rinunceranno al credito.

Art. PF5 – Rimborsi spese e compensi nei progetti finanziati
Il rimborso delle spese ed il pagamento dei compensi agli associati incaricati in un progetto finanziato verranno effettuati dopo che il CIRF avrà incassato dal committente il relativo contributo, o suoi acconti.
I rimborsi spese hanno priorità rispetto ai compensi.
Le spese vive, ove particolari motivi impongano la necessità di sostenerle anche prima dell’incasso del contributo (ad esempio le spese di stipula contrattuale), verranno pagate direttamente dal CIRF. In tal caso avranno necessariamente priorità 1 ai sensi dell’art. PF4.
Nel caso in cui il totale delle spese sostenute e da rimborsare superi l’importo stanziato nel budget preventivo di progetto, si pagheranno comunque tutte le spese ed il residuo verrà utilizzato per pagare i compensi che verranno quindi rimodulati proporzionalmente.

Art. PF6 – Rendicontazione periodica
Il DA rendiconterà trimestralmente il CD sull’andamento economico finanziario dell’associazione.

Art. PF7 – Controversie e chiarimenti relative ai rimborsi
La responsabilità di analizzare e dirimere eventuali controversie o reclami è del Consiglio Direttivo.

Art. PF8 – Regolarizzazione della quota associativa
La quota associativa annua deve essere pagata entro 30 giorni dalla data di accettazione dell’iscrizione, nel caso di neoassociati, o dalla data di scadenza della quota in corso nel caso dei già iscritti.
La Segreteria provvederà ad inviare un avviso via posta elettronica – o via fax per gli associati che non la posseggono - almeno 7 giorni prima della data di scadenza.
Trascorsi 15 giorni da quest’ultima, qualora la quota non sia stata regolarizzata, verranno sospesi i servizi associativi nei confronti dell’associato moroso che verrà avvertito di ciò.

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